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Como fazer um inventário de estoque? Aprenda em 8 passos

Como fazer um inventário de estoque? Aprenda em 8 passos

Tecidos coloridos colocados lado a lado.

  Depois de tantas emoções, 2020 está chegando ao fim. Na indústria e no comércio, o final do ano é um sinal de que está na hora de começar a conferir o faturamento e as despesas do negócio. Nesse sentido, é importante checar se os produtos que foram utilizados, assim como os que não foram, fazem jus aos números apresentados. Para isso, saber como fazer um inventário de estoque é indispensável!

Quer evitar ou identificar prejuízos, descobrir quais produtos estão obsoletos ou em falta, e até mesmo atualizar o cadastro dos itens da sua loja de tecidos? Confira 8 passos essenciais para que tudo saia bem na hora de fazer um inventário de estoque.

1. Forme e oriente a equipe

Nossa primeira dica é essencial, pois é praticamente impossível dar conta de um estoque sozinho.

Então, reúna todos os colaboradores (ou selecione uma quantidade de pessoas que você acredita ser suficiente), e oriente-os sobre todos os processos estabelecidos para a checagem do estoque.

Durante a explicação, não solucione e busque pesquisar todas dúvidas levantadas por eles. Você pode, por exemplo, fazer uma demonstração prática de como tudo ocorrerá, enquanto eles observam.

O número de colaboradores envolvidos dependerá do tamanho da sua loja e do número de produtos que estão alocados em estoque.

2. Defina uma metodologia de contagem

Como já te orientamos, é praticamente impossível realizar uma contagem de estoque sozinho. Portanto, o processo deve envolver mais pessoas, mas isso não quer dizer que cada uma delas poderá fazer o que bem entender. Estabeleça um padrão!

É preciso definir uma metodologia de contagem, evitando que os resultados finais variem de contador para contador. Esse padrão, após estabelecido, deve ser comunicado a todos os envolvidos de forma clara e objetiva.

Duas mulheres em uma loja de tecidos, manuseando os aviamentos.
Com uma metodologia de contagem definida, o trabalho deve fluir facilmente e com harmonia.

Você pode optar por uma contagem de inventário rotativo (cíclico), em que as mercadorias são contadas gradualmente, conforme um cronograma que pode ter frequência diária, semanal e até mesmo quinzenal; ou realizar uma contagem de estoque geral (balanço de estoque), realizando o levantamento de todos itens de empresa de uma vez só, por exemplo.

3. Organize a loja 

Desorganização e inventário de estoque não combinam. Sendo assim, organize e arrume os itens da sua loja que serão checados deixando todos eles à mostra, a fim de facilitar o acesso ao código de barras e favorecer a contagem.

Separar os tecidos por cor, textura, marca ou outras particularidades, são ótimas ideias para ajudar em uma organização de estoque. O fato é: evite todas as possibilidades que podem tornar a atividade estressante.

cta-moda-pos-pandemia

4. Busque o auxílio de ferramentas

A tecnologia pode ser uma das suas maiores aliadas na hora de conferir o estoque de mercadorias da sua loja de tecidos.

É possível encontrar diversos softwares, além de empresas especializadas no serviço. Contudo, priorize aqueles que disponibilizam as funções de exportar o arquivo de produtos, de importar o resultado do inventário e de fornecer um relatório com possíveis divergências.

O lado positivo é que um programa de gestão de estoque pode ajudar na análise e na comparação nos próximos inventários.

Mulher negra, em meio à loja de tecidos, utilizando tablet.
Investir em tecnologia colabora e agiliza processos na hora de conferir o estoque de tecidos da loja.

5. Não receba novas mercadorias

Na data definida para verificar o estoque (ou datas, pois pode ser que seja necessário mais de um dia), não receba novas mercadorias.

Evitar a entrada de produtos que não estão cadastrados diminui as chances de haver confusão. Opte por um período em que a movimentação de mercadorias seja calma.

6. Reserve um dia apenas para conferir inventário

Você acabou de descobrir que talvez seja necessário mais de um dia para conferir o inventário, mas isso não é por acaso e não pense que será “perda de tempo”.

Toda a empresa ou apenas os envolvidos devem se concentrar em apenas um objetivo: conferir o estoque. Não tente conciliar a contagem com outras atividades, não vai funcionar! Para essa atividade, concentração é indispensável.

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Analise e dê preferência aos dias que são mais tranquilos em relação a atendimento (começo, meio ou final de mês) e evite datas com chegada de mercadorias (lembre-se da dica 5!).

7. Realize mais de uma contagem

As nossas sugestões sobre como fazer um inventário de estoque estão quase chegando ao fim, mas a penúltima delas é muito importante: realize mais de uma contagem, sim!

Aqui, vale estruturar um rodízio entre os contadores para evitar falhas ocasionadas por problemas como distração e cansaço. 

Por exemplo: se o Funcionário A contou os tecidos da Marca X e o Funcionário B contou os da Marca Y, inverta-os! Coloque o Funcionário A para contar a Marca Y e o Funcionário B para contar a Marca X.

Duas mulheres e um homem olhando para a tela do computador enquanto analisam dados.
A checagem da contagem do estoque deve ser realizada por mais de uma pessoa. Se preferir, monte uma equipe apenas com esse objetivo.

8. Salve as informações obtidas

Para que o trabalho não seja perdido, é importante armazenar de forma segura e em todos os meios possíveis as informações obtidas após a realização do inventário de estoque — seja no computador, na nuvem e até mesmo no papel.

Se você estiver utilizando um software para gestão de estoque, ative o backup no menor período, assim as alterações ficarão salvas automaticamente.

Com essas dicas, você e sua equipe serão capazes de conferir o estoque de mercadorias de forma eficiente, prática e segura.

Os resultados te ajudarão a enxergar quais melhorias são necessárias e quais produtos tiveram boa saída, auxiliando nas tomadas de decisões e na criação de ações que podem colaborar com o sucesso da sua loja de tecidos em 2021.

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