Como fazer um inventário de estoque? Aprenda em 8 passos
Depois de tantas emoções, 2020 está chegando ao fim. Na indústria e no comércio, o final do ano é um sinal de que está na hora de começar a conferir o faturamento e as despesas do negócio. Nesse sentido, é importante checar se os produtos que foram utilizados, assim como os que não foram, fazem jus aos números apresentados. Para isso, saber como fazer um inventário de estoque é indispensável!
Quer evitar ou identificar prejuízos, descobrir quais produtos estão obsoletos ou em falta, e até mesmo atualizar o cadastro dos itens da sua loja de tecidos? Confira 8 passos essenciais para que tudo saia bem na hora de fazer um inventário de estoque.
1. Forme e oriente a equipe
Nossa primeira dica é essencial, pois é praticamente impossível dar conta de um estoque sozinho.
Então, reúna todos os colaboradores (ou selecione uma quantidade de pessoas que você acredita ser suficiente), e oriente-os sobre todos os processos estabelecidos para a checagem do estoque.
Durante a explicação, não solucione e busque pesquisar todas dúvidas levantadas por eles. Você pode, por exemplo, fazer uma demonstração prática de como tudo ocorrerá, enquanto eles observam.
O número de colaboradores envolvidos dependerá do tamanho da sua loja e do número de produtos que estão alocados em estoque.
2. Defina uma metodologia de contagem
Como já te orientamos, é praticamente impossível realizar uma contagem de estoque sozinho. Portanto, o processo deve envolver mais pessoas, mas isso não quer dizer que cada uma delas poderá fazer o que bem entender. Estabeleça um padrão!
É preciso definir uma metodologia de contagem, evitando que os resultados finais variem de contador para contador. Esse padrão, após estabelecido, deve ser comunicado a todos os envolvidos de forma clara e objetiva.
Você pode optar por uma contagem de inventário rotativo (cíclico), em que as mercadorias são contadas gradualmente, conforme um cronograma que pode ter frequência diária, semanal e até mesmo quinzenal; ou realizar uma contagem de estoque geral (balanço de estoque), realizando o levantamento de todos itens de empresa de uma vez só, por exemplo.
3. Organize a loja
Desorganização e inventário de estoque não combinam. Sendo assim, organize e arrume os itens da sua loja que serão checados deixando todos eles à mostra, a fim de facilitar o acesso ao código de barras e favorecer a contagem.
Separar os tecidos por cor, textura, marca ou outras particularidades, são ótimas ideias para ajudar em uma organização de estoque. O fato é: evite todas as possibilidades que podem tornar a atividade estressante.
4. Busque o auxílio de ferramentas
A tecnologia pode ser uma das suas maiores aliadas na hora de conferir o estoque de mercadorias da sua loja de tecidos.
É possível encontrar diversos softwares, além de empresas especializadas no serviço. Contudo, priorize aqueles que disponibilizam as funções de exportar o arquivo de produtos, de importar o resultado do inventário e de fornecer um relatório com possíveis divergências.
O lado positivo é que um programa de gestão de estoque pode ajudar na análise e na comparação nos próximos inventários.
5. Não receba novas mercadorias
Na data definida para verificar o estoque (ou datas, pois pode ser que seja necessário mais de um dia), não receba novas mercadorias.
Evitar a entrada de produtos que não estão cadastrados diminui as chances de haver confusão. Opte por um período em que a movimentação de mercadorias seja calma.
6. Reserve um dia apenas para conferir inventário
Você acabou de descobrir que talvez seja necessário mais de um dia para conferir o inventário, mas isso não é por acaso e não pense que será “perda de tempo”.
Toda a empresa ou apenas os envolvidos devem se concentrar em apenas um objetivo: conferir o estoque. Não tente conciliar a contagem com outras atividades, não vai funcionar! Para essa atividade, concentração é indispensável.
Analise e dê preferência aos dias que são mais tranquilos em relação a atendimento (começo, meio ou final de mês) e evite datas com chegada de mercadorias (lembre-se da dica 5!).
7. Realize mais de uma contagem
As nossas sugestões sobre como fazer um inventário de estoque estão quase chegando ao fim, mas a penúltima delas é muito importante: realize mais de uma contagem, sim!
Aqui, vale estruturar um rodízio entre os contadores para evitar falhas ocasionadas por problemas como distração e cansaço.
Por exemplo: se o Funcionário A contou os tecidos da Marca X e o Funcionário B contou os da Marca Y, inverta-os! Coloque o Funcionário A para contar a Marca Y e o Funcionário B para contar a Marca X.
8. Salve as informações obtidas
Para que o trabalho não seja perdido, é importante armazenar de forma segura e em todos os meios possíveis as informações obtidas após a realização do inventário de estoque — seja no computador, na nuvem e até mesmo no papel.
Se você estiver utilizando um software para gestão de estoque, ative o backup no menor período, assim as alterações ficarão salvas automaticamente.
Com essas dicas, você e sua equipe serão capazes de conferir o estoque de mercadorias de forma eficiente, prática e segura.
Os resultados te ajudarão a enxergar quais melhorias são necessárias e quais produtos tiveram boa saída, auxiliando nas tomadas de decisões e na criação de ações que podem colaborar com o sucesso da sua loja de tecidos em 2021.
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